El objetivo de este Manual es entregar a los responsables de los archivos una herramienta de fácil manejo que oriente las diferentes actividades que se deben adelantar para la organización de los archivos de gestión pertenecientes a cada oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

El plan Institucional de Archivo - Pinar de la Universidad del Valle tiene una vigencia desde el 2020 al 2025 y sus actividades se articulan con el Programa de Gestión Documental (PGD) y con otros planes institucionales que permiten dar cumplimiento al plan de trabajo formulado.

Elaborar e implementar el Plan Institucional de  Archivos - Pinar en la Universidad del Valle como instrumento archivístico tiene como fin: 

• Dar cumplimiento a la Legislación Colombiana.
• Desarrollar la función archivística en la Universidad del Valle mediante la ejecución de un plan de trabajo estructurado.
• Con el PINAR se busca gestionar ante la Alta Dirección los recursos necesarios para cumplir con los planes de trabajo y desarrollar las actividades descritas como aspectos críticos a mejorar.
• Definir de forma clara los objetivos y metas de la función archivística de la Universidad del Valle.
• Facilitar el seguimiento de los planes propuestos, hacer la medición de lo ejecutado y formular mejoramientos en su aplicación.

Infografía tomada de la Web del Archivo General de la Nación

El objetivo de este manual es definir directrices y procedimientos que normalicen los procesos de la gestión documental tales como la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración documental, de conformidad con la legislación archivística vigente.

Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo, y organización de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado.

Infografía tomada de la Web del Archivo General de la Nación -AGN.